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  • Web会議の参加方法(10/17同窓会オンライン開催に向けて)

    新型コロナウィルス感染防止の一環として、外出自粛の要請がありました。これに連動して、学校関係ではリモート講義、ビジネスではWeb会議によるテレワークが推奨・実施されています。

    ここでは、同窓生が手軽にWeb会議を利用できるように、Web会議について紹介すると共に、ご自身の情報端末を用いてWeb会議に参加する方法を解説します。ここでは、大学のリモート講義・会議に広く活用されているZoomリモート・ミーティングを対象とします。

    2020/10/17(土)にオンライン同窓会イベントが開催されます。是非、総会や講演会などへのオンライン参加にトライしてみて下さい。

    Web会議の利用イメージ

    オンライン上の会議室は、会議を企画設定する主催者(ホスト)と参加者で構成されます。会議ホストは、参加者に会議開催を通知します。具体的には、インターネットを介して、会議ホストがメールやメッセージで開催日時、会議室情報を参加者に通知します。参加者は、指定された日時に情報端末(スマホやタブレット、PCなど)を介して会議に参加します。

    準備1:情報端末

    Web会議に参加するための情報端末は、スマホ、タブレット、PCなどが使えます。画面サイズが小さい制約はありますが、最も簡単なのはスマホ(あるいはタブレット)です。インターネットに接続されているご自宅のPCがあれば、大きな画面で会議に参加できます。PC本体にマイク、カメラが内蔵されたモデルなら即利用可能です。しかし、本体にマイク、カメラがないPCの場合は外付けのWebカメラを別途購入する必要があります。(通販で数千円程度)

    準備2:Web会議の専用アプリ

    次に、手持ちの情報端末(スマホ、タブレット、又はPC)にZoomアプリをダウンロードして、インストールします。アプリは無料です。

    1. スマホのiPhone、iPad系では、アップルストアで「Zoom Cloud Meetings」を検索して、ダウンロード後にインストールします。<資料1
    2. スマホのandroid系では、「Google Play ストア」で「Zoom Cloud Meetings」を検索して、ダウンロード後にインストールします。<資料2

    3. PCの場合
      ブラウザで「https://zoom.us/」を開き、「サインアップは無料です」をクリック。以下案内に従って、誕生日、メールアドレス、確認メール経由で「サインイン」。「ミーティング用Zoom クライアント」をダウンロード<資料3

    以上で情報端末にWeb会議用アプリ(Zoom)がインストールされました。

    準備3:ビデオ/オーディオの事前チェック

    いきなり会議参加する前に、利用端末のビデオとオーディオがWeb会議で正常に動作するか事前に確認しましょう。やり方は簡単です。以下の手順です:

    1. インターネットで試験サイト(https://zoom.us/test)にアクセス
    2. 「ミーティングテストに参加」ページ中央のボタン「参加」をクリック
    3. ポップアップ「このサイトはZoomミーティングを開こうとしています」でボタン「開く」をクリック
    4. ビデオプレビューが見えます。ここで「ビデオ付きで参加」をクリック
    5. スピーカおよびマイクの試験が起動します。音が正常に聞こえれば「はい」を選択
    6. 「スピーカとマイクは良好です」のポップアップで「コンピュータでオーディオに参加」を選択
    7. 次の画面でも「コンピュータでオーディオに参加」を選択

    これで、参加者1名(自分のみ)のWeb会議に参加した状況になります。 Zoomの各種メニューを試して、Web会議参加の擬似体験をして下さい。

    いよいよWeb会議に参加

    Web会議の開催日時の前に、会議主催者から会議の開催情報を通知する招待メールが届きます。具体的には下記のように、本文で参加用URL、更にミーティングID(10~11桁、区切りの空白は省略可)とPW(7桁の英数文字)が通知されます。

    この開催情報に基づいて、会議に参加します。具体的には、以下の2通りの参加手順があります:

    1. 参加用URL(最も簡単な参加方法)
      1. 参加用URLをクリックすると、自動的にZoomアプリが立ち上がります
      2. ポップアップで「コンピュータでオーディオに参加」を選択
    2. 会議用IDとPW(Zoomアプリを立ち上げてから参加する方法)
      1. まず、Zoomアプリを立ち上げます
      2. ミーティングに参加の画面で、招待メールで通知されたミーティングIDとご自身の名前を入力して「参加」をクリック。その後PWを入力します

    以上、2通りの方法のいづれかでオンライン参加を行います。

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    <付録1>会議中の便利機能

    • ギャラリビューとスピーカビュー:会議中の参加者が上記2通りの見え方で画面表示されます。ギャラリビューでは複数参加者がタイル状に表示されます。スピーカビューでは現在話している参加者が表示されます
    • ビデオオフ:映像送信を一時停止します。例えば、室内を見せたくない、家族が急に出てきたなど随時停止できます
    • ミュート(消音):急に室内犬が吠えだした時や、家族と横で話している時など便利です。エチケットとしてミュートを利用する方も多いです

    これらの便利機能は、オンライン参加する中で徐々に試してみましょう。

    <付録2>トラブル時の対処法

    初めてWeb会議に参加する際、上記「準備3:ビデオ/オーディオの事前チェック」を忘れていると、マイク音声が聞こえない/ビデオ映像が見えないなどのトラブルが発生することがあります。慌てずに原因を確認して対処しましょう。慣れれば簡単です。スマホやPCでのメニューバーのビデオ/オーディオ設定については、<資料4>を参照のこと:

    1. 会議参加者の音が全然聞こえない:自分の情報端末のスピーカ音量がミュート(無音)あるいは小さく絞られていないか確認
    2. 自分の音声が相手に聞こえていない:Zoom画面下段のメニューでマイク印に赤い斜線が入っていないか(ミュート状態)を確認
    3. 自分の映像が相手に見えていない:Zoom画面下段のメニューでビデオ印に赤い斜線が入っていないか(ビデオ停止状態)を確認

     

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