Web会議の参加方法（10/17同窓会オンライン開催に向けて）

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新型コロナウィルス感染防止の一環として、外出自粛の要請がありました。これに連動して、学校関係ではリモート講義、ビジネスではWeb会議によるテレワークが推奨・実施されています。

ここでは、同窓生が手軽にWeb会議を利用できるように、Web会議について紹介すると共に、ご自身の情報端末を用いてWeb会議に参加する方法を解説します。ここでは、大学のリモート講義・会議に広く活用されているZoomリモート・ミーティングを対象とします。

Web会議の利用イメージ

オンライン上の会議室は、会議を企画設定する主催者（ホスト）と参加者で構成されます。会議ホストは、参加者に会議開催を通知します。具体的には、インターネットを介して、会議ホストがメールやメッセージで開催日時、会議室情報を参加者に通知します。参加者は、指定された日時に情報端末（スマホやタブレット、PCなど）を介して会議に参加します。

準備１：情報端末

Web会議に参加するための情報端末は、スマホ、タブレット、PCなどが使えます。画面サイズが小さい制約はありますが、最も簡単なのはスマホ（あるいはタブレット）です。インターネットに接続されているご自宅のPCがあれば、大きな画面で会議に参加できます。PC本体にマイク、カメラが内蔵されたモデルなら即利用可能です。しかし、本体にマイク、カメラがないPCの場合は外付けのWebカメラを別途購入する必要があります。（通販で数千円程度）

準備２：Web会議の専用アプリ

次に、手持ちの情報端末（スマホ、タブレット、又はPC）にZoomアプリをダウンロードして、インストールします。アプリは無料です。

1. スマホのiPhone、iPad系では、アップルストアで「Zoom Cloud Meetings」を検索して、ダウンロード後にインストールします。＜資料１＞
2. スマホのandroid系では、「Google Play ストア」で「Zoom Cloud Meetings」を検索して、ダウンロード後にインストールします。＜資料２＞

3. PCの場合
   ブラウザで「https://zoom.us/」を開き、「サインアップは無料です」をクリック。以下案内に従って、誕生日、メールアドレス、確認メール経由で「サインイン」。「ミーティング用Zoom クライアント」をダウンロード＜資料３＞

以上で情報端末にWeb会議用アプリ（Zoom）がインストールされました。

準備３：ビデオ／オーディオの事前チェック

いきなり会議参加する前に、利用端末のビデオとオーディオがWeb会議で正常に動作するか事前に確認しましょう。やり方は簡単です。以下の手順です：

1. インターネットで試験サイト（https://zoom.us/test）にアクセス
2. 「ミーティングテストに参加」ページ中央のボタン「参加」をクリック
3. ポップアップ「このサイトはZoomミーティングを開こうとしています」でボタン「開く」をクリック
4. ビデオプレビューが見えます。ここで「ビデオ付きで参加」をクリック
5. スピーカおよびマイクの試験が起動します。音が正常に聞こえれば「はい」を選択
6. 「スピーカとマイクは良好です」のポップアップで「コンピュータでオーディオに参加」を選択
7. 次の画面でも「コンピュータでオーディオに参加」を選択

これで、参加者１名（自分のみ）のWeb会議に参加した状況になります。　Zoomの各種メニューを試して、Web会議参加の擬似体験をして下さい。

いよいよWeb会議に参加

Web会議の開催日時の前に、会議主催者から会議の開催情報を通知する招待メールが届きます。具体的には下記のように、本文で参加用URL、更にミーティングID（10～11桁、区切りの空白は省略可）とPW（7桁の英数文字）が通知されます。

この開催情報に基づいて、会議に参加します。具体的には、以下の２通りの参加手順があります：

1. 参加用URL（最も簡単な参加方法）
   1. 参加用URLをクリックすると、自動的にZoomアプリが立ち上がります
   2. ポップアップで「コンピュータでオーディオに参加」を選択
2. 会議用IDとPW（Zoomアプリを立ち上げてから参加する方法）
   1. まず、Zoomアプリを立ち上げます
   2. ミーティングに参加の画面で、招待メールで通知されたミーティングIDとご自身の名前を入力して「参加」をクリック。その後PWを入力します

以上、２通りの方法のいづれかでオンライン参加を行います。

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＜付録１＞会議中の便利機能

• ギャラリビューとスピーカビュー：会議中の参加者が上記２通りの見え方で画面表示されます。ギャラリビューでは複数参加者がタイル状に表示されます。スピーカビューでは現在話している参加者が表示されます
• ビデオオフ：映像送信を一時停止します。例えば、室内を見せたくない、家族が急に出てきたなど随時停止できます
• ミュート（消音）：急に室内犬が吠えだした時や、家族と横で話している時など便利です。エチケットとしてミュートを利用する方も多いです

これらの便利機能は、オンライン参加する中で徐々に試してみましょう。

＜付録２＞トラブル時の対処法

初めてWeb会議に参加する際、上記「準備３：ビデオ／オーディオの事前チェック」を忘れていると、マイク音声が聞こえない／ビデオ映像が見えないなどのトラブルが発生することがあります。慌てずに原因を確認して対処しましょう。慣れれば簡単です。スマホやPCでのメニューバーのビデオ／オーディオ設定については、＜資料４＞を参照のこと：

1. 会議参加者の音が全然聞こえない：自分の情報端末のスピーカ音量がミュート（無音）あるいは小さく絞られていないか確認
2. 自分の音声が相手に聞こえていない：Zoom画面下段のメニューでマイク印に赤い斜線が入っていないか（ミュート状態）を確認
3. 自分の映像が相手に見えていない：Zoom画面下段のメニューでビデオ印に赤い斜線が入っていないか（ビデオ停止状態）を確認

 

2020年9月8日 区>運営, 記>データ